Maîtriser SharePoint : Création & Administration de Sites Collaboratifs

La collaboration et l'accès rapide à l'information sont des piliers de la productivité en entreprise. SharePoint se positionne comme une solution incontournable pour structurer ces échanges et optimiser le travail d'équipe. Cette formation est conçue pour démystifier SharePoint, transformant votre environnement de travail en un espace collaboratif dynamique et intuitif. Les stagiaires apprendront à créer, configurer et administrer des sites SharePoint performants, sans nécessiter de compétences techniques avancées. L'accent sera mis sur l'organisation efficace des documents, la gestion des listes d'informations, la personnalisation de l'interface et la sécurisation des accès. La formation couvre l'utilisation de Microsoft SharePoint Online, la co-édition de documents avec Microsoft Office, et une introduction aux flux simples via Power Automate. À l'issue de cette formation, les stagiaires seront pleinement autonomes pour déployer des solutions SharePoint adaptées aux besoins spécifiques de leur équipe ou de leur organisation, garantissant une meilleure communication, un partage de connaissances optimisé et une productivité accrue.

Maîtrisez SharePoint pour créer et gérer des sites collaboratifs performants, même sans expertise technique. Simplifiez le travail d'équipe et l'accès à l'information.

Durée : 14 heures

Objectifs pédagogiques

• Concevoir et déployer un site SharePoint fonctionnel et sécurisé.
• Administrer les permissions et la sécurité des sites, bibliothèques et documents SharePoint.
• Organiser et gérer efficacement des informations et des documents via les listes et bibliothèques SharePoint.
• Personnaliser l'apparence et les fonctionnalités d'un site SharePoint pour répondre aux exigences métiers.
• Mettre en œuvre des outils collaboratifs pour optimiser le travail d'équipe et le partage d'informations.

Technologies et outils

• Microsoft SharePoint Online
• Navigateur web (Chrome, Edge, Firefox)
• Microsoft Office
• Power Automate

Public cible

Cette formation s'adresse aux chefs de projet, responsables de services, managers d'équipe, assistants, secrétaires, et gestionnaires de contenu. Elle est également pertinente pour toute personne non technique souhaitant créer et administrer un site SharePoint afin de maîtriser un outil de collaboration puissant pour son équipe ou son organisation.

Prérequis techniques

• Maîtrise des fonctions de base d'un environnement Windows ou macOS.
• Connaissance de l'utilisation d'un navigateur web et des outils bureautiques courants.
• Aucun prérequis technique particulier en développement ou administration système.

Programme détaillé

Module 1 : Introduction à SharePoint et aux bases

• Qu'est-ce que SharePoint et son rôle dans la collaboration moderne ?
• Comprendre l'écosystème SharePoint (Online vs. On-Premises).
• Présentation des différents types de sites (site d'équipe, site de communication).
• Navigation et prise en main de l'interface SharePoint
• Exploration de la barre de navigation, du volet de lancement rapide et des sections clés.
• Création et configuration initiale d'un site d'équipe
• Étapes de création, paramétrages de base et personnalisation du nom.
• Présentation des composants essentiels
• Pages, bibliothèques de documents, listes : leur rôle et leur utilité.

Module 2 : Gestion avancée des documents et des bibliothèques

• Création et configuration de bibliothèques de documents
• Définition des colonnes personnalisées, types de contenu.
• Optimisation du stockage et de l'organisation des fichiers
• Téléchargement, déplacement, copie de documents et gestion des dossiers.
• Exploitation des métadonnées et des vues personnalisées
• Filtrer, trier et regrouper l'information pour une meilleure accessibilité.
• Versioning et historique des documents
• Suivi des modifications, restauration de versions antérieures.
• Co-édition de documents en temps réel
• Travailler simultanément sur des fichiers Office.
• Mise en place d'alertes et de notifications
• Rester informé des changements importants.

Module 3 : Listes SharePoint : structurer l'information métier

• Introduction aux listes SharePoint et leurs applications
• Types de listes standards (tâches, annonces, contacts, événements).
• Création et personnalisation de listes
• Ajout et modification de colonnes, choix des types de champs (texte, date, choix, personne).
• Gestion des éléments d'une liste
• Ajout, modification, suppression et recherche d'éléments.
• Vues personnalisées pour l'affichage des données
• Créer des vues adaptées aux besoins spécifiques.
• Intégration et exportation de listes
• Liaison avec Excel pour l'analyse de données.

Module 4 : Administration des permissions et sécurité des sites

• Comprendre les niveaux de permissions SharePoint
• De la lecture à la pleine gestion : rôles et implications.
• Gestion des groupes d'utilisateurs et attribution des permissions
• Création de groupes personnalisés, affectation de permissions à des groupes ou utilisateurs.
• Partage sécurisé de ressources SharePoint
• Partager un site, une bibliothèque ou un document avec des utilisateurs internes et externes.
• Bonnes pratiques de sécurité et de gestion des accès
• Principes de moindre privilège, audit des permissions.

Module 5 : Personnalisation avancée et outils collaboratifs

• Modification de l'apparence du site
• Application de thèmes, modification du logo, personnalisation de l'en-tête et du pied de page.
• Création et gestion de pages modernes
• Utilisation des sections et des webparts (texte, image, vidéo, événements, actualités).
• Introduction à l'intégration d'applications et de flux de travail simples
• Utilisation de Power Automate pour automatiser des tâches courantes (notifications, approbation).
• Mise en place d'actualités et d'événements
• Diffuser l'information et animer la vie du site.
• Fonctionnalités collaboratives
• Utilisation des commentaires, des mentions et des likes pour interagir.

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, le stagiaire sera capable de mettre en place et d'administrer un site SharePoint pour une équipe ou une organisation. Il saura gérer efficacement les documents, les informations et les utilisateurs, personnaliser l'environnement SharePoint sans développement, et optimiser la collaboration et la communication au sein des équipes. Le stagiaire maîtrisera également les aspects de sécurité et de confidentialité des informations partagées sur SharePoint, lui permettant de déployer des solutions adaptées aux besoins métier immédiats.